یکی از مشکلاتی که معمولاً همکاران در مدارس مختلف دارند. نحوه اطلاع رسانی بخشنامه ها می باشد.

       روشهای قدیمی در این مورد، نصب بخشنامه ها در تابلو اعلانات، یا قراردادن آنها در پوشه ای مخصوص است که همکاران می توانند در صورت نیاز و علاقه آن پوشه را مطالعه کنند. البته در برخی مدارس که متصدی دفتری  و یا مدیر حساسیت بیشتری در این مورد دارد. ممکن است بخشنامه ها به اطلاع یکایک همکاران مربوط رسیده و از آنها امضاء نیز گرفته شود.

       در تمام روشهای یاد شده در بالا ممکن است مشکلاتی وجود داشته باشد. مثلاً تعداد زیاد بخشنامه ها، تابلو اعلانات را شلوغ کرده و امکان استفاده مفید از تابلو را مشکل می کند. و یا همکاران مجبورند با هر بار حضور در آموزشگاه، پوشه بخشنامه ها را برداشته و به تمام آنها - حتی اگر موضوع بخشنامه ربطی به آنها نداشته باشد. - حداقل نگاهی بیندازند. و یا اینکه وقت زیادی از دفتردار یا مدیر برای به اطلاع رساندن کلیه بخشنامه ها به صورت حضوری به همکاران گرفته می شود.

       به پیشنهاد آقای احتشامی متصدی محترم امور دفتری آموزشگاه، فرمی را تهیه و تکثیر کردیم. که در این فرم که در قطع کاغذ A3 تهیه شده است. در ۵ ستون خلاصه بخشنامه به اطلاع همکاران می رسد.

       در ستون اول شماره بخشنامه - که البته منظور شماره ای است که متصدی امور دفتری در گوشه بخشنامه با ماژیک رنگی می نویسد. - و در ستون دوم خلاصه بخشنامه، در ستون سوم مخاطبان آن بخشنامه - که ممکن است دبیران رشته ای خاص باشند و یا عموم همکاران -، در ستون چهارم مهلت پاسخ به بخشنامه و یا اقدام همکاران در صورت لزوم نوشته می شود. و بالاخره در ستون آخر میزان اهمیت آن بخشنامه - در صورت مهم بودن - نوشته می شود. و اصل بخشنامه ها به ترتیب شماره ای که دفتر بر روی آن نوشته است. در پوشه ای برای مطالعه ی همکاران علاقمند گذاشته می شود.

      به این ترتیب تمام همکاران پس از ورود به دفتر فقط کافی است به فرم نصب شده در تابلو اعلانات توجه کنند. و با مطالعه ستون مخاطبان ببینند که آیا بخشنامه ای مربوط به گروه درسی آنان و یا عموم همکاران وجود دارد یا نه؟ و در صورتی که بخشنامه ای مربوط به آنان وجود دارد. با دیدن شماره ی آن، به پوشه ی بخشنامه ها مراجعه کرده و به طور مستقیم به سراغ بخشنامه مذکور بروند. و در این صورت دیگر وقت آنان با مطالعه ی بخشنامه های غیر مربوط گرفته نخواهد شد. و نیز هیچ بخشنامه ای از دید آنان دور نخواهد ماند. البته ناگفته نماند که در مورد بخشنامه های بسیار مهم - مانند مسکن و ... ـ لازم است که از کلیه همکاران امضای رؤیت بخشنامه گرفته شود. و این روش در مورد بخشنامه هایی است که اهمیتی تا آن اندازه ندارند.

       نمونه این فرم در زیر با مثال آمده است. 

ردیف	خلاصه بخشنامه	مخاطبان	مهلت	اهمیت
۱	فراخوان مقالات فیزیک	گروه فیزیک	۱/۱۲/۸۵
۲	ثبت نام ضمن خدمت عمومی	کلیه همکاران	۱۵/۱۱/۸۵	مهم
۳	اصلاح فرم ۵۰۲	کلیه همکاران	۲۰/۱۰/۸۵	مهم
۴	ثبت نام المپیاد دانش آموزی رایانه	برادر نوبهار	۱۵/۱۲/۸۵